Archiviazione sostitutiva dei documenti cartacei: guida e normative

Ogni documento cartaceo viene riprodotto in una certa quantità di copie ogni volta, per finire sulle scrivanie delle persone che poi lo gestiranno, con compiti e interessi differenti, ma sempre sullo stesso tipo di documento, quindi, una serie di azioni vengono svolte su di esso e poi conseguite su una serie di altri fogli, una produzione “analogica” di documentazione dalla quale poi scaturiscono errori e inefficienze. Per sopperire a queste problematiche la tecnologia ci consente di gestire in formato digitale questo materiale, fino a eliminare l’esistenza del cartaceo.

L’integrazione digitale del materiale “analogico” favorisce l’incremento dell’operatività aziendale per ciò che concerne gli aspetti organizzativi, che sempre più si muovono verso la dematerializzazione, per questo la conservazione sostitutiva diventa necessaria, anche per fare economia di spazio, tempo e risorse.

Una semplificazione dei processi organizzativi, che prende sempre più piede tra le pratiche svolte all’interno delle aziende private o della pubblica amministrazione, dove frequentemente si richiede l’intervento di specialisti come Savino Solution, che possano supportare il conseguimento di oneri legati all’attuazione di questo processo.

Conservazione o Archiviazione Sostitutiva: fatture e documenti digitali

La conservazione sostitutiva è, di fatto, una procedura di tipo sia giuridico che informatico e viene regolamentata dalla legge italiana, che prevede l’utilizzo della firma digitale e la marcatura temporale, in quanto elementi utili all’attestazione della garanzia del documento ufficiale.

La gestione elettronica della documentazione di fatto si esplica attraverso la conversione da cartacea a digitale. Una realtà innovativa che tende sempre più verso l’ottica elettronica. Questa trasformazione richiede competenze informatiche e legali, che esperti del settore, come Savino Solution, possono praticare in maniera efficace.

L’uso dei metadati e la scansione del materiale, attraverso speciali software, che comunicano con gestionali interni, velocizzano molte operazioni aziendali, ma ciò non toglie che debbano essere appositamente regolamentati dalla normativa italiana e da quella europea.

Tre fasi del processo della Conservazione Sostitutiva

L’obiettivo principale è quello di migliorare l’organizzazione dei documenti elettronici e attraverso specifiche soluzioni conferire a essi valore legale e probatorio. Per questo motivo l’archiviazione digitale si compone di tre principali fasi: il versamento o acquisizione, l’archiviazione e la conservazione o distribuzione.

La prima fase consiste nell’acquisizione o versamento, ovvero la conversione dei documenti cartacei in digitale, attraverso la scansione di un dispositivo ottico. Qui, avviene la trasformazione dei dati analogici in dati digitali, che vengono successivamente verificati, sia nei requisiti tecnici, che in quelli normativi. Conclude questa fase il “rapporto di versamento” stilato e firmato dal responsabile della Conservazione Sostitutiva.

La seconda fase riguarda gli aspetti gestionali, infatti, il documento viene processato e organizzato dal sistema di archiviazione digitale, successivamente viene verificato relativamente alle normative previste dal sistema di conservazione. Segue la firma del responsabile e la marca temporale.

La terza fase è la conservazione sostitutiva o conservazione digitale, dove le procedure informatiche attribuiscono valore legale, civile e fiscale ai documenti digitali, che diventano valevoli come i cartacei e da questo momento possono essere predisposti per la distribuzione, quindi, resi disponibili per eventuali richieste e ricerche. Anche in questa fase il responsabile della conservazione appone la sua firma.

Il responsabile della Conservazione Sostitutiva o Conservazione Digitale

Il responsabile dell’Archiviazione Sostitutiva è una figura necessaria dal punto di vista sia legale che organizzativo ed è prevista dalla normativa. In questo procedimento egli si incarica del controllo delle attività atte alla dematerializzazione e per sopperire ai costi aziendali, l’incarico viene delegato a un esperto esterno all’azienda, come nel caso di Savino Solution, che si incarica di assumere responsabilità regolate dall’articolo 7 comma 1 del DPCM del 3 dicembre 2013 relativo alle “regole tecniche in materia di sistemi di conservazione”.

L’attivazione di un processo di dematerializzazione così innovativo rappresenta un passo verso la semplificazione e la riduzione di costi di stampa, archiviazione e gestione, rendendo più semplice anche il recupero e la ricerca dei dati e delle informazioni.